Die All-in-One-Werkstattsoftware für professionelle Reparaturbetriebe. Entwickelt aus eigener Werkstattpraxis, mit echtem Prozessverständnis und individueller Anpassung im Professional-Paket.
Werkstätten verlieren jeden Tag Zeit, Geld und Nerven durch diese Engpässe.
Kunden rufen an, schreiben E-Mails oder WhatsApp-Nachrichten. Jede Anfrage reißt Techniker aus der Arbeit.
Kostenvoranschläge werden per Hand erstellt, per Mail verschickt, telefonisch nachgefasst. Tage vergehen ohne Freigabe.
Excel hier, WhatsApp da, Zettel am Gerät. Niemand hat den vollständigen Überblick.
Wo ist das Teil? Was war der Befund? Welcher Kunde gehört zu welchem Gerät? Suchzeit frisst Produktivität.
Daten werden mehrfach eingegeben — im Auftragszettel, im KVA, in der Rechnung. Fehler sind vorprogrammiert.
Wenn der erfahrene Techniker krank ist, steht die halbe Werkstatt still. Kein dokumentiertes Reparaturwissen.
Vom Auftragseingang über den Kostenvoranschlag bis zur Fertigstellung und dem Versand — alles in einem System, ohne Medienbrüche, ohne doppelte Erfassung.
FixDesk wurde nicht für Werkstätten ausgedacht — sondern aus dem realen Werkstattalltag heraus entwickelt.
Hinter FixDesk steht eine eigene große Werkstatt mit rund 4.000 Reparaturen pro Jahr. Jede Funktion wurde unter realen Bedingungen entwickelt — nicht am Schreibtisch, sondern im Tagesgeschäft.
Das Team versteht Annahme, Analyse, KVA, Ersatzteile, Reparatur, Versand und Kundenkommunikation aus eigener operativer Erfahrung — nicht aus PowerPoint-Präsentationen.
Eigene Entwickler können Werkstattprozesse direkt im System maßgeschneidert abbilden. Keine starre Standardlösung, sondern ein System, das sich an Ihre Werkstatt anpasst.
Kundenportal und automatische Status-Mails beantworten die häufigste Kundenfrage, bevor sie gestellt wird.
Durchgängige Prozesse von der Analyse über den KVA bis zur Arbeitsmappe — ohne Abtippen.
Digitale Kundenansicht mit Online-Annahme. Kunden klicken statt anzurufen.
Lager- und Scannerlogik sorgt dafür, dass Techniker nicht suchen, sondern reparieren.
Auftrags- und Rollenstruktur zeigt jedem genau, wofür er zuständig ist.
Statistiken und dokumentierte Prozesse geben Werkstattleitern die Übersicht zurück.
Echtzeit-Übersicht über Pipeline, Kapazität und freie Slots pro Techniker. Kein Leerlauf, keine Überlastung.
DHL-Tracking zeigt, wann wie viele Geräte eintreffen. Personal rechtzeitig einplanen statt reagieren.
Kein Zusammenstückeln von Einzeltools. FixDesk bildet den gesamten Werkstattprozess durchgängig ab.
Auftrag anlegen, Kunden-Checkliste versenden
Techniker dokumentiert Befund und Aufwand
Kostenvoranschlag automatisch aus Analyse erstellen
Kunde nimmt KVA online an oder lehnt ab
Arbeitsmappe, Zeiterfassung, Teile per Scanner
Pickliste, Lager-buchung, Scanner-Workflow
Rechnung erstellen, lexoffice-Übertragung
DHL-Label erstellen, Tracking an Kunde
Kunde sieht Fortschritt in Echtzeit, KI beantwortet Fragen
Reparatur-bericht, Statistik, alles dokumentiert
Analyse wird KVA → KVA wird Arbeitsmappe → Arbeitsmappe wird Abschluss. Automatisch, ohne Abtippen.
Priorisiert nach dem größten Nutzen im Werkstattalltag.
Alle Aufträge auf einen Blick mit Status, Zeiten, Barcode und lückenloser Dokumentation. Vom Eingang bis zum Abschluss alles nachvollziehbar.
Kostenvoranschläge digital erstellen und versenden. Kunden nehmen online an oder lehnen ab — schnellere Freigaben, weniger Telefonate.
Weniger Rückfragen, mehr Transparenz. Kunden sehen den Fortschritt in Echtzeit und werden bei jedem Statuswechsel automatisch informiert.
Bestandsführung mit Mindestbestand-Warnungen, Lieferanten, Bestellwesen und Scanner-gestütztem Wareneingang. Teile per Scan ein- und ausbuchen.
Sekundengenaue Zeiterfassung pro Auftrag und Techniker. Arbeitsschritte abhaken, verbaute Teile per Scanner bestätigen, Checkpoints setzen.
Rechnungen direkt aus dem Auftrag generieren und automatisch an lexoffice übertragen. Buchhaltung ohne Copy-Paste.
Versandlabels und Retoure-Scheine direkt aus dem Auftrag erstellen. DHL-Tracking automatisch an den Kunden übermitteln.
Reparaturwissen pro Gerätemodell dokumentieren, Ersatzteil-Tipps hinterlegen. Integrierter Team-Chat für kurze Wege im Team — ohne externe Tools.
Sehen Sie in Echtzeit, welcher Techniker wie ausgelastet ist, wie viele Aufträge in der Pipeline sind und wer noch Kapazitäten frei hat. Das System berechnet automatisch aus Arbeitszeiten, Urlaub und durchschnittlicher Reparaturdauer, wie viele Aufträge jeder Techniker noch übernehmen kann — damit kein Mitarbeiter leerläuft und keiner überlastet wird.
Bei der Zuweisung schlägt FixDesk automatisch den passenden Techniker vor — basierend auf Hersteller-Expertise, Gerätekategorie, Reparaturerfahrung und verfügbarer Kapazität. Mit Score-Bewertung und Auslastungsanzeige direkt im Vorschlag.
Echte Ansichten aus dem System — so arbeiten Werkstätten mit FixDesk.
Der eingebaute KI-Assistent kennt Ihr System in- und auswendig. Er beantwortet Fragen zur Bedienung, durchsucht die Wissensdatenbank und findet Aufträge, Kunden oder Ersatzteile in Sekunden.
Auch Ihre Kunden profitieren: Auf der Kundenstatusseite steht ein eigener KI-Assistent bereit, der Fragen zum Reparaturstatus beantwortet — rund um die Uhr, ohne Ihr Team zu belasten.
Der Assistent lernt aus der Geräte-Bibliothek und dem Ersatzteil-Wissen. Je mehr Wissen Sie pflegen, desto schlauer wird er.
Erstellen Sie Kostenvoranschläge mit Ersatzteilen, Arbeitszeit und Sonderposten. Der Kunde erhält einen Link und kann direkt online annehmen oder ablehnen.
Nach Annahme werden Zahlungsinformationen automatisch angezeigt. Optional: Zusatzleistungen (Upselling) die der Kunde dazu buchen kann.
| # | Typ | Bezeichnung | Gesamt |
|---|---|---|---|
| 1 | Ersatzteil | Saugmotor komplett | 45,90 € |
| 2 | Arbeit | Diagnose & Einbau | 35,00 € |
| 3 | Ersatzteil | Seitenbürste (2x) | 8,90 € |
Senden Sie Ihren Kunden einen Link zur digitalen Checkliste. In 5 Schritten erfassen Sie Kontaktdaten, Geräteinformationen, Diagnose-Fragen und Versanddetails.
Die Fragen sind vollständig konfigurierbar pro Gerätekategorie. Ja/Nein-Fragen, Freitextfelder und Pflichtfelder — genau so, wie Ihre Werkstatt es braucht.
Das Dashboard zeigt Ihnen sofort, wie viele Aufträge offen sind, welche auf Teile warten und welche abgeschlossen wurden. Filtern Sie per Klick nach Status.
Mit Barcode-Scanner-Unterstützung scannen Sie Aufträge direkt ein. Die Zeiten laufen pro Techniker und Auftrag sekundengenau mit.
| Auftrag | Gerät | Status | Zeit |
|---|---|---|---|
| REP-1042 | Roborock S8 Pro | In Arbeit | 01:24:33 |
| REP-1041 | Ecovacs X2 Omni | KVA gesendet | — |
| REP-1040 | Dreame L20 Ultra | Fertig | 00:47:12 |
| REP-1039 | iRobot Roomba j7+ | Wartend | — |
Starten Sie die Zeiterfassung mit einem Klick oder per Barcode-Scan. Pausieren Sie bei Unterbrechungen und setzen Sie Checkpoints für wichtige Meilensteine.
Perfekt für die Nachkalkulation: Sehen Sie genau, wie lange jede Reparatur gedauert hat — aufgeschlüsselt nach Arbeitsschritten und Technikern.
Der globale Scanner ist immer erreichbar — per F2-Taste oder über den schwebenden Button. Scannen Sie Auftrags-Barcodes, Bestellungen oder Ersatzteile und springen Sie direkt zum richtigen Datensatz.
In der Ersatzteil-Verwaltung buchen Sie Teile per Scan ein und aus. In der Arbeitsmappe haken Sie verbaute Teile per Scan ab. Beim Wareneingang scannen Sie Bestell-Barcodes und erfassen Lieferungen sekundenschnell.
Funktioniert mit jedem USB- oder Bluetooth-Barcode-Scanner. Keine spezielle Hardware nötig.
Integrierter Team-Chat direkt im System — kein WhatsApp, kein externes Tool. Schreiben Sie im Team-Kanal an alle oder starten Sie Direktnachrichten mit einzelnen Technikern.
Ungelesene Nachrichten werden als rote Zahl im Navigations-Tab angezeigt. Alle 10 Sekunden automatische Aktualisierung. Verfügbar für alle Rollen.
Zwei separate Wissensdatenbanken arbeiten Hand in Hand: Die Geräte-Bibliothek speichert Zerlegungsanleitungen, häufige Probleme und Tipps pro Gerätemodell. Das Ersatzteil-Wissen dokumentiert Einbau-Hinweise, kompatible Teile und Fotos.
Beides wird automatisch bei passenden Reparaturen angezeigt — und vom KI-Assistenten durchsuchbar gemacht. Besonders wertvoll bei Modellen, die zum ersten Mal repariert werden.
37 Gerätekategorien mit über 4.100 Modellen sind bereits hinterlegt — von Saugrobotern über Kaffeemaschinen bis zu E-Bikes.
Ihre Kunden erhalten einen persönlichen Link zur Statusseite ihrer Reparatur. Dort sehen sie den Fortschritt in Echtzeit, können den Kostenvoranschlag annehmen und den Reparaturbericht einsehen.
Der integrierte Kunden-KI-Assistent beantwortet Fragen rund um die Uhr — "Wann ist mein Gerät fertig?", "Was kostet die Reparatur?" — ohne dass Ihr Team gestört wird.
Alles token-basiert und sicher. Kein Login nötig, kein Passwort. Einfach Link öffnen.
| Bezeichnung | Bestand | Min. | EK |
|---|---|---|---|
| Saugmotor Roborock | 12 | 5 | 18,50 € |
| warning Seitenbürste 2er-Set | 2 | 10 | 3,20 € |
| HEPA Filter Dreame | 24 | 10 | 4,80 € |
| Akku 5200mAh Ecovacs | 8 | 3 | 22,90 € |
Verwalten Sie Ihr komplettes Ersatzteillager mit Bestandsführung, Mindestbeständen und automatischen Warnungen bei niedrigem Bestand. Orange markierte Teile brauchen Nachschub.
Bestellwesen: Erstellen Sie Bestellungen bei Lieferanten direkt aus dem System. Jede Bestellung bekommt einen Barcode für schnellen Wareneingang per Scanner. Preisentwicklung und Verbrauchshistorie inklusive.
Textbausteine: Vordefinierte Textblöcke für Bestellnotizen, die per Klick eingefügt werden — spart Zeit bei wiederkehrenden Bestellungen.
Ein nahtloser Prozess: Die Analyse des Technikers wird zum Kostenvoranschlag, der KVA wird zur Arbeitsmappe. Kein Abtippen, keine Doppelarbeit.
Techniker dokumentiert den Befund: defekte Teile, geschätzter Aufwand, Diagnosebericht.
Aus der Analyse entsteht automatisch der KVA mit allen Positionen, Preisen und Arbeitszeit.
Nach KVA-Annahme entsteht die Arbeitsmappe. Der Techniker hakt jedes Teil per Scanner ab.
KVA-Analyse: Messen Sie Annahmequoten, identifizieren Sie Preisschwellen und optimieren Sie Ihre Kostenvoranschläge für höhere Conversion.
Problem-Modelle: Erkennen Sie automatisch Geräte mit überdurchschnittlich hohen Rückläufern oder Fehldiagnosen. Leiten Sie gezielt Schulungen für Techniker ab.
Produktivitätsmessung: Durchschnittliche Reparaturzeiten pro Techniker, pro Gerät und pro Modell. Erkennen Sie Engpässe und Stärken im Team.
Ersatzteilverbrauch: Verbrauchsstatistiken mit intelligenten Bestellvorschlägen. Das System erkennt Trends und empfiehlt Mindestbestände basierend auf dem tatsächlichen Verbrauch.
Level-System: Jeder Techniker hat ein Skill-Profil mit Fähigkeiten wie Löten, SMD-Reparatur, Mainboard, Sensorik, LDS/Lidar oder Firmware. So wissen Sie immer, wer welche Reparatur übernehmen kann.
Zeitplanung: Der integrierte Schichtplaner zeigt auf einen Blick, welcher Techniker wann verfügbar ist. Urlaubsanträge und Abwesenheiten direkt im System verwalten.
4 Rollen: Administrator, Leitender Techniker, Techniker und Kundenberater — jede Rolle mit eigenen Berechtigungen.
FixDesk berechnet in Echtzeit die verfügbare Kapazität jedes Technikers. Grundlage sind Arbeitszeiten, Schichtpläne, Urlaub, Krankheit und die individuelle durchschnittliche Reparaturdauer.
Sie sehen auf einen Blick: Wie viele Aufträge hat jeder Techniker in der Pipeline? Wie hoch ist seine Auslastung? Und wie viele Reparaturen kann er diese Woche noch übernehmen?
Bei der Techniker-Zuweisung zeigt FixDesk automatisch die Kapazität neben dem fachlichen Match. So verteilen Sie Aufträge nicht nur nach Kompetenz, sondern auch nach Verfügbarkeit.
Ergebnis: Gleichmäßige Auslastung im Team, weniger Engpässe, kürzere Durchlaufzeiten und zufriedenere Techniker.
Bei jedem Statuswechsel erhält der Kunde automatisch eine E-Mail. Vom Eingang über den KVA bis zur Fertigstellung und dem Versand — der Kunde weiß immer, wo sein Gerät steht.
Zusätzlich hat jeder Kunde Zugang zur Statusseite mit Echtzeit-Fortschrittsbalken und dem Kunden-KI-Assistenten für Rückfragen.
Ergebnis: Weniger Anrufe, zufriedenere Kunden und ein professioneller Eindruck.
Mehrsprachig, multiwährungsfähig und mit Hardware-Anbindung — FixDesk passt sich Ihrem Betrieb an.
Komplette Oberfläche in Deutsch und Englisch. Sprachumschaltung per Klick. Weitere Sprachen auf Anfrage.
Arbeiten Sie in EUR, USD, CHF, GBP und mehr. Echtzeit-Wechselkurse direkt von der Europäischen Zentralbank (EZB).
Digitale Waagen via USB für exaktes Wiegen von Ersatzteilen und Paketen. Barcode-Scanner für alle Workflows.
Bei professionellen Werkstätten geht es nicht nur um Software-Zugang. FixDesk analysiert gemeinsam mit Ihnen Ihre Prozesse — und passt das System an Ihre realen Abläufe an.
Das Team versteht die Abläufe aus eigener Werkstattpraxis. Und eigene Entwickler können Anpassungen direkt umsetzen — auf Wunsch auch vor Ort bei Ihnen.
Das System wird an Ihre Werkstatt angepasst — nicht Ihre Werkstatt an starre Software.
Gemeinsame Analyse Ihrer bestehenden Werkstattabläufe und Engpässe.
Einrichtung und individuelle Code-Anpassungen an Ihre spezifischen Anforderungen.
Go-Live mit Ihrem Team, Schulung und Begleitung im laufenden Betrieb.
Einmalige Implementierungsleistung für professionelle Werkstätten: Prozessanalyse, Beratung, Code-Anpassung und begleiteter Rollout.
20 Stunden Prozessanalyse, Beratung und Code-Anpassung. Auf Wunsch auch als Vor-Ort-Termin bei Ihnen in der Werkstatt.
Geeignet für Werkstätten mit komplexen Abläufen und hohem Reparaturvolumen.
FixDesk ist besonders stark für Betriebe mit: mehreren Mitarbeitern, vielen Statusanfragen, wiederkehrenden KVA-Prozessen, Ersatzteilverwaltung und standardisierbaren Reparaturabläufen.
Weniger doppelte Eingaben, weniger Medienbrüche, schnellere Prozesse.
Versandlabels erstellen, Tracking abrufen, Retoure-Scheine — direkt aus dem Auftrag.
LIVERechnungen automatisch an lexoffice übertragen. Buchhaltung ohne Copy-Paste.
LIVEReparaturaufträge automatisch aus Shop-Bestellungen anlegen per Webhook.
LIVEAutomatische Benachrichtigungen bei Statusänderungen, KVA-Versand und Fertigstellung.
LIVEVollständige REST API für eigene Integrationen. Anbindung an jedes System möglich.
LIVEWeitere Shop-Integrationen für automatischen Auftragsimport.
GEPLANT 2026Vollständige Einhaltung der europäischen Datenschutzrichtlinien
Hosting auf Hetzner Cloud in Frankfurt am Main
Automatische tägliche Backups Ihrer Daten
Cloudflare-geschützt mit verschlüsselter Verbindung
FixDesk kombiniert leistungsstarke Werkstattsoftware mit echter Werkstattpraxis. Die monatlichen Pakete decken die Plattform ab. Für professionelle Werkstätten kann die Einführung zusätzlich durch Prozessanalyse, Beratung und individuelle Anpassung begleitet werden.
Für professionelle Werkstätten, die FixDesk nicht nur einführen, sondern sauber in ihre bestehenden Prozesse integrieren möchten.
FixDesk basiert auf echter Werkstattpraxis aus einer eigenen großen Werkstatt mit rund 4.000 Reparaturen pro Jahr. Das Team versteht reale Abläufe in Annahme, Analyse, KVA, Ersatzteilmanagement, Reparatur, Versand und Kundenkommunikation aus dem eigenen Tagesgeschäft. Eigene Entwickler können diese Prozesse anschließend gezielt in Ihrem System abbilden.
Gemeinsame Analyse Ihrer bestehenden Werkstattabläufe, Engpässe und Anforderungen.
Konfiguration und Einrichtung entlang Ihrer realen Prozesse — nicht nach Standardvorlage.
20 Stunden Beratung und Code-Anpassung inklusive. Eigene Entwickler setzen Ihre Anforderungen um.
Begleiteter Rollout mit Ihrem Team. Go-live-Unterstützung und Schulung. Auf Wunsch vor Ort.
Warum Plattform und Implementierung getrennt? FixDesk trennt bewusst zwischen laufender Plattform-Nutzung und einmaliger Implementierungsleistung. So zahlen Werkstätten monatlich für die Software — und nur dann zusätzlich für Prozessanalyse und individuelle Anpassung, wenn diese wirklich benötigt werden.
Keine WordPress-Flicken, keine Wix-Templates. Wir bauen deine Website auf der gleichen Technologie wie FixDesk — mit Buchungsformular, Status-Abfrage und automatischer Anfrage-Weiterleitung direkt ins Tool.
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